打印機在辦公過程中起著重要的作用，我們經常要用到打印機來打印文件、圖片等，一旦用了很長時間就會出現許多問題，如打印響聲、打印黑點、打印臟等問題，影響到日常辦公效率，復印工作效率低下。因其工作原理的限制，打印機卡紙和打印機回收不可避免。而我們能做的就是采取各種措施，盡量減少“卡紙”的發生。
一臺狀態良好的打印機，其卡紙率可在萬分之一以下，一般也應在千分之一左右，如果您的打印機每印幾十張或一兩張就要卡一次，就得安排技術員進行保養，否則應立即叫技術人員進行維修！從技術角度來看，“卡紙”故障并不嚴重，但對用戶的影響卻非常大。其實，只要掌握一些技巧，使用者就可以擺脫“卡紙”的困擾。下列措施有助于防止和減少“卡紙”現象：
1、選擇好復印紙：復印紙的優劣對打印機的“卡紙率”乃至它的使用壽命有重要影響。請勿選擇具有下列現象的紙張。
（a）同一包紙厚薄不一，大小不一，甚至有缺損。
（b）紙張邊緣有毛茬。
（c）紙毛過多，在干凈的桌面上抖動之后會留下一層白色碎片。紙張復印次數過多會造成搓紙輪太滑，以致擦不上紙，加速感光鼓、定影輥磨損等。
2、均勻地使用紙盒：聽起來和下一條矛盾。而若兩個紙盒相連，輪轉使用可避免一種紙巾系統過度磨損。
選擇最近的紙盒：靠近感光鼓的紙，在復印過程中走的距離越短，“卡紙”的幾率就越小。
4、抖紙：在干凈的桌面上抖動紙張，并反復搓齊，可減少紙毛。
5、防潮、防靜電：受潮的紙張在復印過程中受熱變形，造成“卡紙”，復印時尤其嚴重。秋季和冬季天氣干燥，易產生靜電，復印的紙張往往會粘在兩三張紙上，造成“卡紙”。推薦在打印機旁邊放一個加濕器。
6、自作清潔：如經常出現復印紙搓不上來的現象，可用一塊濕脫脂棉（不要蘸水過多）擦擦擦紙輪。
7、消邊：當復印底色較深的原稿時，常造成復印件呈扇狀卡在打印機的出紙口。打印機的消邊功能可降低發生“卡紙”的可能性。
8、定期維護：打印機的全面清潔保養是保證復印效果、減少“卡紙”的最有效手段。打印機保修單位的基本職責是定期維護。如出現“卡紙”，在取紙時請注意以下幾點：在打印機的說明書上允許移動的零件時，必須先擰動卡紙。盡量一次取出整紙，注意不要把破紙留在機器里。請勿觸碰光鼓，以免劃破鼓。如果確定所有的“卡紙”都被清除，但是“卡紙”信號仍然沒有消失，可以重新關閉前蓋一次，或切換一次電源。
維護的主要內容如下：
（1）清洗設備的維修。
（2）測量裝置的維護和保養。
（3）對輸紙設備的維修。
（4）維修其他設備部件。
9、使用電腦時也要定期做磁盤整理，否則不但反應速度慢，有時還會導致死機。打印機也是同理，每月定期保養，可幫助您保持機器平穩運轉，并在維護的同時，也可幫您排除一些隱含的故障。提高辦公室效率，節省辦公費用。
如購買打印機、機器有問題，在質保期內還可找廠家保修，一旦過了保修期，機器出現問題，除了一些小問題自己能處理，大部分都是需要自己花錢找維修人員上門質保，而且隨著機器的保修期過了，機器出現問題，除了一些自己能處理的小問題外，大部分都是需要自己找維修人員上門維修，而且由于故障原因，機器已經出現了故障，而且影響到公司辦公的各個環節。
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